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出国留学人员长期存档须知(出国)

* 存档对象:1、国内高校毕业直接赴国(境)外攻读学位的留学人员(无工作经历);2、国内高校在读期间办理完毕退学手续,直接赴国(境)外攻读学位的留学人员;3、国内高中毕业后,直接赴国(境)外攻读学位的留学人员。(注:国家公派留学人员、赴国(境)外做博士后研究或访问学者,不在我处受理范围)

        留学人员完成注册个人账户,在线申请提交成功后,查看自己的状态为“未受理”时,无须等待审核,请直接前来我处提交如下材料(赴台陆生办理存档手续请查看《赴台陆生办理存档须知》):

1、存档人本人身份证复印件1份;

2、护照个人信息页(赴港澳地区攻读学位的人员,提供港澳通行证个人信息页)即有照片页的复印件1份;

3、前往留学所在国有效期内的学生签证页(赴港澳地区攻读学位的人员,提供学生签注页)复印件1份;

提示:(1)持电子签证入境的留学人员,请打印电子签证信1份,如:赴澳大利亚留学;

          (2)如签证已过期,除提供过期的学生签证外,还须提供有效期内的“长期居留卡”复印件1份。
4、国(境)外院校录取通知书(OFFER)复印件1份(非英语类“录取通知书”须经正规翻译机构(公司)进行翻译,提供中文翻译件1份,个人翻译无效);

提示:(1)“录取通知书”应包含学习专业,攻读学位(学士、硕士或博士)、学习时间等信息;

          (2)如录取通知书(OFFER)中无明确学习起止时间及攻读学位信息,请提供补充材料,如:赴美国留学,请提交I-20复印件1份;赴澳大利亚留学,请提供COE的复印件1份;赴韩国留学,请提供韩英文对照的表格“标准入学合格书”复印件1份等;

          (3)请确认您的“录取通知书”上有攻读学位信息再做翻译,以免给您造成不必要的经济损失和不便;

5、已经在国(境)外就读者,除须提交上述国(境)外院校的录取通知书(OFFER)复印件外,还须按下面情况任选其中一项提交:

          (1)国(境)外院校“学生证”复印件1份;

          (2)如“学生证”上无证件有效期,请另提供国(境)外院校开具的“在读证明”复印件1份;

            提示:如果是非英语类“在读证明”须经正规翻译机构(公司)进行翻译,提供中文翻译件1份,个人翻译无效(请确认您的“在读证明”上有攻读学位信息再做翻译,以免给您造成不必要的经济损失和不便)。

6若确有特殊情况,可委托他人按上述要求代为办理,请同时携带存档人员签名的委托书1和被委托人身份证的复印件1份;

7、档案保管费:根据有关文件规定,从201511日起取消收取流动人员的档案保管费。

        我处审核上述材料无误后,为其开具“留学人员人事档案调转协议书”、“调档通知单”。存档人员需凭"调档通知单"到原档案保管机构调档并转至我处

档案转至我处的方式有以下三种:

(1)EMS标准快递地址:北京市海淀区北四环西路56号 辉煌时代大厦6层  邮编:100080

 收件人:教育部留学服务中心档案室 电话:010-62677800

(2)机要邮寄:由国内机要部门通过“机要交通”的方式转递档案。

 我处机要地址为:北京市海淀区学院路15号 教育部留学服务中心留学人员档案室 邮编:100083

(3)密封自带(指:持“调档通知单”获取档案后,可密封自带):请将密封好的档案送至我处。

 我处办公地址为:北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦6层    教育部留学服务中心留学人员档案室  
 邮编:100080

注:

1、自费出国留学的高校应届毕业生(属未就业)离校时,户口和档案的转移请按国家有关规定和各高校的要求转至原户籍地。

2、符合我处存档条件的留学人员首次办理存档手续时,如档案保管在个人手中,请先将档案退回至原存档机构保管或将档案存入原户籍所在地的档案保管机构,之后持所需材料前来我处申请办理 “调档通知单”,再到档案保管机构调档。

3、从2015年8月起,根据中组部“组通字【2015】33号”文《中共中央组织部关于做好高校毕业生党员组织关系管理工作的通知》中的规定,我处不接收党员组织关系。

提示:
* 请本人记住用户名、密码及安全邮箱,以备日后查看存档状态时使用;
* 请本人妥善保管好“留学人员人事档案调转协议书”,办理档案转出时交至我处;
* 请将“调档通知单”的下联沿虚线剪下,贴于密封的档案袋封面一同寄送,否则我处将予以退回;
* 我处不接转党组织关系,但党员材料需要在人事档案中;
* 办理存档手续时,须前来我处现场办理,不受理邮寄办理;
* 留学存档人员所提交的申请材料的复印件,我处不予借用和退还;
* 已办理了自费出国长期存档手续的人员,如因各种原因不将档案存至我处,须交回“留学人员人事档案调转协议书”和“调档通知单”,否则自行承担相应后果。

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