1、请使用单位公函纸（抬头印有单位名称，另外纸面上还要有单位地址、电话、传真和邮编）。

2、公函主要内容包括：

1)介绍申请人的基本情况，包括姓名、性别、出生日期、就读时间、就读院系及其专业，如是硕博连读的研究生也请说明。

2)简要说明此次出国的情况，包括资金资助、出国身份、留学单位、出国期限等。

3)最后信中要明确单位同意派出。

3、所有内容要求用外文打印于单位公函纸上。

4、该函需要学校相关部门(如学生处，外事处，研究生院或申请人所在院系)主管领导签字（并打印上英文拼写）并加盖公章。